Эффективная работа с электронной почтой. Пособие для руководителей компаний

Несмотря на обилие разнообразных мессенджеров, электронная почта по-прежнему остается главным способом деловой коммуникации. Почтовые рассылки и почтовые клиенты – это эффективный метод быстрого взаимодействия со множеством людей, но как быть, если поток почты слишком велик? Таким непростым вопросом задались пользователи ресурса Quora. Ответ не заставил себя ждать.

Прояснить все подробности по работе с почтой помогли руководители крупных мировых ИТ-компаний, которые каждый день вынуждены работать с воистину гигантскими объемами информации, приходящей и уходящей через почтовый клиент. Как осуществляется управление электронной почтой в крупных корпорациях? Нанимают ли руководители ИТ-отделов ассистентов или справляются самостоятельно? В нашей статье мы приведем наиболее интересные примеры из повседневной жизни «больших шишек» и особенностях работы с электронной почтой в крупных корпорациях.

Первый пример связан с отцом-основателем Apple Стивом Джобсом. Один из пользователей сервиса Quora рассказал о своем общении с Джобсом, которое происходило преимущественно через электронную почту. По словам пользователя, Джобс всегда отвечал на письма, однако это могло занять немало времени: два-три дня, если письмо отправлено утром. При этом, коммуникация ночью больше напоминала чат – ответы приходили практически мгновенно. Сам Джобс на вопрос о том, откуда у него столько времени на общение, отвечал, что взаимодействие с покупателями его продукции всегда имеет первостепенное значение в работе его корпорации.

Другой подход использовал глава Groupon Эндрю Мэйсон: для работы с электронной почтой была создана специальная система фильтрации, которая сортировала всю входящую почту согласно идее письма. Люди, которым удалось лично работать с Мэйсоном, отмечают, что он так же, как и Джобс, всегда старался отвечать на письма в течение кратчайшего срока, в большинстве случаев это происходило почти моментально.

В корпорации Amazon также существует собственная система маркировки писем, которая позволяет сортировать входящую корреспонденцию по степени важности. Как рассказал один из работников Amazon, когда основатель компании Джефф Безос отправлял своим сотрудникам письма, он использовал в качестве маркера вопросительный знак. Помеченное вопросом письмо требовало срочного ответа, все остальные письма необходимо было принять во внимание, однако отвечать на них не требовалось. Подобная система управления почтой показала себя довольно эффективной, и при этом не потребовала никаких лишних средств.

Электронная почта является центральным звеном рабочего процесса и для Джеффа Уэйнера, директора сети LinkedIn. Почтовый ящик, отмечает Джефф, является основным инструментом, с помощью которого он взаимодействует с сотрудниками своей компании по всему миру. Для того, чтобы это взаимодействие было эффективным и отнимало меньше времени, Джефф разработал простое правило: чем меньше писем отправляешь, тем меньше получаешь. Подобный рациональный подход к количеству исходящей корреспонденции помог значительно сократить ее количество, избавившись от лишних писем, не несущих в себе смысла.

Джефф также рассказал о некоторых других правилах, которыми он руководствуется в процессе коммуникации через электронную почту. Во-первых, в работе он часто пользуется функцией «пометить письмо, как непрочитанное» для маркировки спама и незначительных писем. Данная функция облегчает поиск необходимой информации в собственном почтовом ящике и позволяет превращать письма в задачи. Второе правило – собственный режим работы.

Джефф Уэйнер рекомендует каждому руководителю с большой почтовой загруженностью установить свой собственный режим и выделить в нем место для работы с корреспонденцией. В случае несоблюдения режима размер папки «Входящие» растет в геометрической прогрессии и хвост не отвеченных писем тянется еще много дней, поэтому четкое соблюдение режима так важно.

Не менее важно и само содержание писем: чем тщательнее вы подбираете слова, стараясь избежать недопонимания, тем эффективнее будет коммуникация. Уточняющих вопросов можно избежать, если максимально грамотно формулировать свои мысли и задачи в исходном послании.

Еще один очевидный способ упростить работу с большими объемами почты – тщательно проверять поле «адресат». Довольно часто при длительной переписке и отправки копий, в поле «адресат» оказывается совсем не тот человек, который должен получить письмо. Это создает неразбериху и тормозит работу всех отделов. Также следует всегда подтверждать получение письма при помощи специальной функции или простыми словами. Это поможет эффективнее использовать рабочее время, так как отправитель всегда будет знать, что поставленная задача принята к исполнению.

И последнее, но не по важности, правило при работе с почтой от Джеффа Уэйнера – избегайте деликатных тем в переписке. Электронная почта – не лучший способ обсуждать скользкие, проблемные и интимные темы, так как они могут вызвать смущение или агрессию у получателя письма. В письмах люди более открыты и могу нагрубить, сказать то, что при живом общении никогда бы не произнесли. Простой способ этого избежать – не провоцировать создание подобных ситуаций.

Работа с электронной почтой может быть в разы эффективнее, чем работа с телефоном или мессенджерами, главное знать, как использовать все возможности почтовых клиентов и установить собственные правила. Руководителям крупных корпораций это удалось, а что насчет вас?

Статью подготовил руководитель отдела продаж Лаптев Александр.

Если у вас возникли вопросы, просто наберите (812) 425-12-19.